مورد کاوی شماره 4 با عنوان جذاب کرذن گزارش نویسی

یکی از شهرداری های بزرگ آمریکا، مجموعه سمینارهایی را برای مدیران دپارتمان های مختلف شهر برگزار می کرد. موضوع مورد بحث در یکی از این سمینارها، انگیزش بود، یعنی چگونه ما می توانیم به کارکنان خدمات عمومی  برای انجام کار بهتر، انگیزه بدهیم. مشکلات یک مقام عالی رتبه پلیس، موضوع محوری بحث شد:

« من یک مشکل واقعی با افسرانم دارد. آنها به عنوان افرادی جوان و بی تجربه جذب اداره پلیس می شوند و ما آنها را با اتومبیل یا پیاده به خیابان ها می فرستیم. به نظر می رسد که آنها تماس با جامعه، ممانعت از جرم و بازداشت مجرمین را دوست دارند. آنها همچنین کمک کردن به مردم را در هنگام آتش سوزی ها، تصادفات و دیگر فوریت ها، دوست دارند.

مشکل موقعی رخ می دهد که آنها به اداره بر می گردند. آنها از گزارش نویسی متنفرند و چون آن را دوست ندارند، اغلب گزارشات را سرهم بندی شده و ناقص رد می کنند. این عدم توجه به گزارش نویسی، زمانی که ما در دادگاه حاضر می شویم به ما ضربه می زند. ما به گزارش های واضح  و واقعی نیاز داریم. آنها باید کاملاً مشروح و بدون ابهام باشند. به محض این که نادرستی یا نقص یک بخش از گزارش مشخص می شود، بقیه آن نیز مورد تردید قرار می گیرد.گزارش دهی ضعیف باعث می شود که ما حقایق بیشتری را در مورد هر عامل دیگری از دست بدهیم.

من دقیقاً نمی دانم که چگونه به آنان برای انجام بهتر کارشان (گزارش نویسی) انگیزه بدهم. ما در محدودیت بودجه قرار داریم و من اختیار دادن پاداش های مالی را ندارم، در حقیقت ما احتمالاً مجبوریم تعدادی از نیروهای خود را در آینده نزدیک اخراج کنیم. جذاب کردن و چالشی کردن گزارش نویسی برای من بسیار سخت است، چون آن یک کار روتین وکسل کننده است و بنابراین شما نمی توانید کار زیادی را در این باره انجام دهید.

سرانجام، من نمی توانم به آنها بگویم که ترفیع آنها به گزارش های عالی آنان بستگی دارد. اول از همه، آنها می دانند که چنین چیزی واقعیت ندارد. اگر عملکردشان کافی باشد، با احتمال بسیار زیادی فقط با ماندن در اداره پلیس و پس از گذشت زمان معینی (چند سال) ارتقاء خواهند یافت. دوم، آنها برای ایجاد امنیت در خیابان ها و نه برای پر کردن فرم ها آموزش دیده اند.

بعضی از افراد پیشنهاداتی را ارائه کرده اند، مثل استفاده از اسناد معتبر به عنوان یک معیار عملکرد. به هر حال ما می دانیم که این منصفانه نیست چون عوامل زیاد دیگری درگیر هستند.گزارش بد باعث شکست ما در دادگاه می شود، ولی گزارش نویسی خوب ضرورتاً به این معنی نیست که شما برنده خواهید بود. ما تلاش کردیم تا رقابت های تیمی مبتنی بر گزارش نویسی عالی را برپا کنیم ولی افسران خیلی سریع به موضوع پی بردند. هیچ کس هیچ نوع پاداشی را به خاطر پیروزی در رقابت در یافت نکرد وآنها با خود فکر کردند، چرا باید یک غریزه ای را بشکنند، وقتی که هیچ سودی برایشان ندارد.»

من واقعاً نمی دانم که چکار باید بکنم.

سئوالات

1- افسر ارشد پلیس چه مشکلات عملکردی را می خواهد تصحیح کند؟

2- با استفاده از مدل «ام. ای. آر. اس»[1] علل ممکن رفتار غیر قابل قبول را مشخص کنید.

3- آیا افسر ارشد، همه راه حل های ممکن را مورد توجه قرار داده است؟ اگرخیر، چه کارهای دیگری باید انجام دهد؟